Online fakturačný systém
Využite možnosť vystavovania rôznych typov dokladov priamo z ClickEshop administrácie bez potreby inštalácie akéhokoľvek programu. S novým online fakturačným systémom máte faktúry ako aj ostatné doklady neustále k dispozícii a to nezávisle od konkrétneho počítača.
- FAKTÚRY
Vystavenie faktúry z objednávky - faktúru je možné vytvoriť manuálne alebo priamo z objednávky prostredníctvom tlačítka "Vytvoriť" -"Faktúru".
Pri zaškrtnutí možnosti "skopírovať dáta do nového dokladu" vystavíte faktúru, ktorá preberie všetky položky zobrazené v objednávke. Zároveň máte možnosť zaškrtnúť položku "prepojiť ako súvisiaci doklad", ktorým zabezpečíte prepojenie objednávky s faktúrou tzn. v objednávke v záložke súvisiace doklady sa bude zobrazovať informácia o vystavenej faktúre ako aj naopak vo faktúre v časti súvisiace doklady sabude zobrazovať informácia o súvisiacej objednávke.
Hromadné vystavenie faktúr - faktúry je možné vystaviť na základe prijatých objednávok aj hromadne a to vyznačením zvolených objednávok, kliknutím ikonky "Viac" - Hromadné vystavenia dokladov - Faktúra. Dátum vystavenia dokladov je vždy aktuálny deň.
Manuálne vystavená faktúra - v prehľade faktúr prostredníctvom ikonky "Viac" manuálne pridáte faktúru. Naplnenie obsahu faktúry je pritom jednoduché. Už pri vpísaní troch písmen pre názov produktu systém pomáha a automaticky ponúka predpokladané názvy produktov, z ktorých si následne stačí vybrať a to kliknutím na požadovaný produkt.
Odoslanie faktúry emailom - v detaile faktúry - záložka email - máte možnosť odoslať email s faktúrou a zároveň v záložke email sa zobrazuje história odoslaných emailov.
Hromadné odoslanie faktúry emailom - v prehľade Faktúr vyznačíte faktúry, ktoré si želáte poslať a kliknete ikonku "Viac" - Zmena stavu dokladu. V novo otvorenom okne zmeníte stav dokladu na požadovaný nový stav a zaškrtnete možnosť:
"Odoslať zákazníkovi email o zmene stavu" a "
Faktúry po splatnosti - pokiaľ je faktúra po splatnosti, systém vás na to upozorní. Cena s DPH v prehľade faktúr je automaticky označená červeným písmom, pokiaľ danú faktúru neprepnete do nejakého stavu napr. "zaplatená".
Čiastkovo vybavená objednávka - nový fakturačný systém umožňuje odteraz vystaviť aj viacero faktúr z jednej objednávky a prepojiť ich s ňou. V tomto prípade sa k jednej objednávke vytvorí viacero faktúr a v záložke "Súvisiace doklady" sa budú zobrazovať informácie o všetkých faktúrach. - ZÁLOHOVÉ FAKTÚRY
Pri produktoch napr. na objednávku máte možnosť vytvoriť zálohovú faktúru iba na určitú hodnotu z celkovej objednávky. Zálohovú faktúru vystavíte manuálne bez prepojenia na iný doklad alebo priamo z konkrétnej objednávky prostredníctvom tlačítka "Vytvoriť" - "Zálohovú faktúru". - CENOVÉ PONUKY
Papierovačiek okolo podnikania je niekedy až priveľa. Pracujte efektívnejšie a vypracujte cenovú ponuku rýchlo a pritom online kedykoľvek a kdekoľvek. Váš obchodný partner môže mať ponuku už pár minút po Vašom obchodnom stretnutí. Priamo cez mobil vložíte ponuku tovarov a služieb a odošlete emailom. Ponuky sú prehľadne historicky uchovávané a ponúkajú rozšírené možnosti filtrovania a vyhľadávania.
Cenovú ponuku vytvoríte rovnako ako predošlé doklady v module ZÁKAZNÍCI a to kliknutím na záložku "Cenové ponuky" a jednoducho odošlete priamo emailom priamo zo systému v záložke Email. - DOBROPISY
Vrátený či neprevzatý tovar je bohužiaľ taktiež súčasťou podnikateľskej reality. Dobropis vystavíte na pár klikov priamo z detailu pôvodnej faktúry prostredníctvom tlačítka "Vytvoriť" - "Dobropis". Nový doklad prevezme všetky položky faktúry so zápornými hodnotami, ktoré je možné ďalej editovať.
Pokiaľ pri vytvorení dokladu zaškrtnete položku "prepojiť ako súvisiaci doklad", zabezpečíte tak prepojenie faktúry s dobropisom a na dobropise sa bude zobrazovať číslo pôvodnej faktúry. - DODACIE LISTY
Dodací list slúži ako potvrdenie o odovzdaní tovaru. Príjemca zásielky svojím podpisom potvrdí prevzatie tovaru. Samotnú zásielku môže prevziať sám kupujúci alebo aj prepravná spoločnosť. V takom prípade prepravca prevezme zodpovednosť za danú zásielku. - REKLAMÁCIE
Reklamáciu vystavíte na pár klikov priamo z detailu pôvodnej faktúry prostredníctvom tlačítka "Vytvoriť" - "reklamáciu". Nový doklad prevezme položky faktúry, ktoré je možné ďalej editovať a dopísať k nim aj ďalšie poznámky.
Všetkým dokladom je možné nastaviť ich vlastné nastavenia:
- číslovanie - odporúčame formát číslovania začať príslušným rokom napr.: 20180001 /v závislosti od počtu predpokladaných dokladov/ alebo použiť neutrálny formát číslovania, ktorý necháte pokračovať aj ďalšie roky napr: 50001.
Číslovanie na už existujúcom doklade nastavíte v detaile daného dokladu tak, že pôvodné číslo prepíšete požadovanou hodnotou a zmeny uložíte. Pokiaľ doklad ešte neexistuje, je potrebné ho najskôr manuálne vytvoriť. Ďalší novovytvorený doklad už potom automaticky prevezme uložené číslovanie a pripočíta +1. Doklad, na ktorom ste nastavili číslovanie môžete dať do stavu "storno".
Číslovanie je možné kedykoľvek zmeniť. Aby systém nové číslovanie uložil je potrebné, aby nové číslo bolo väčšie ako pôvodné číslo. Treba pritom zohľadniť aj počet desatinných miest napr. 20180001 je väčšie ako 20170001, ale 2018001 nie je väčšie ako 20170001. - stav dokladu - a následne podľa jednotlivých stavov následne filtrovať doklady
- texty emailov pre jednotlivé stavy dokladov. Stavy dokladov ako aj texty pre emaily je možné nastaviť v časti GLOBÁLNE NASTAVENIA - Úprava textov - ČÍSELNÍKY - Stavy dokladov
- informácia o zápise v registri - infomráciu o zápise v registri vložíte do pätičky faktúry ako je "Faktúra vystavená. Ďakujeme za váš nákup". Tento text prepíšete v časti Globálne nastavenia - Úprava textov - Objednávkový formulár.
Ikonky pri dokladoch - v prehľade všetkých dokladov v stĺpci "Súvisiace doklady" sa môžu zobrazovať nasledovné ikonky podľa toho aké súvisiace doklady ste vytvorili:
O = objednávka /order/
I = faktúra /invoice/
P = zálohová faktúra /pro forma/
C = dobropis /credit note/
D = dodací list /delivery/
B = cenová ponuka /business offer/
V prehľade objednávok si tak stačí pozrieť stĺpec Súvisiace doklady a ihneď máte k dispozícii informáciu napríklad, ku ktorej objednávke je ešte potrebné vystaviť faktúru.
Fakturačný systém je k dispozícii všetkým zákazníkom v rámci každého zakúpeného balíka služieb pre internetové obchody.
Pre tlač PDF dokladov bude systém využívať šablónu, ktorú má označenú "guličkou". PDF doklad stiahnete kliknutím ikonky PDF a požadovanej šablóny. Hromadne je možné PDF doklady stiahnuť v prehľade dokladov.
História zaslaných emailov - Nie ste si istý, či ste odoslali zákazníkovi email? Preverte si to priamo v administrácii. V detaile každého dokladu v záložke História sa zobrazuje dátum i čas odoslania emailu ako aj názov emailu, stav dokladu a email užívateľa, ktorý email odoslal.